ਸਿੱਖਿਆ ਵਿਭਾਗ : ਸਮੱਗਰਾ ਸਿੱਖਿਆ ਅਧੀਨ ਪੋਰਟਲ ਬਦਲਣ ਕਾਰਨ IFMS SNA (Single Nodal Account) ਰਾਹੀਂ ਸਕੂਲ ਗ੍ਰਾਂਟਾਂ ਖ਼ਰਚਣ ਸੰਬੰਧੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਵਿੱਤੀ ਹਦਾਇਤਾਂ ਜਾਰੀ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ[cite: 5]। ਸਕੂਲ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਖ਼ਰਚ ਕੀਤੇ ਫੰਡਾਂ ਵਿੱਚ ਪਾਰਦਰਸ਼ਤਾ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਆਡਿਟ ਇਤਰਾਜ਼ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ[cite: 4, 5]。
ਵਿਭਾਗੀ ਪੱਤਰ ਅਨੁਸਾਰ ਮੁੱਖ ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ[cite: 4, 5]:
1. ਬਿੱਲਾਂ ਦੀ ਅਦਾਇਗੀ ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ
- ਕਿਸੇ ਵੀ ਖਾਤੇ ਜਾਂ ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਫੰਡ ਸਿੱਧੇ ਜਾਰੀ ਨਹੀਂ ਹੋਣਗੇ, ਇਸ ਸੰਬੰਧੀ ਸਿਰਫ਼ ਪੱਤਰ ਰਾਹੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿੱਤੀ ਜਾਵੇਗੀ[cite: 5]।
- ਕੰਮ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ 'ਤੇ ਬਿੱਲ, ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਸਬੰਧਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੀ.ਐੱਚ.ਟੀ. (CHT) ਸਾਹਿਬਾਨ ਰਾਹੀਂ ਦਫ਼ਤਰ ਵਿਖੇ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਵਾਏ ਜਾਣਗੇ ਅਤੇ ਅਦਾਇਗੀ ਦਫ਼ਤਰ ਵੱਲੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ[cite: 5]।
- ਦਫ਼ਤਰ ਵੱਲੋਂ ਬਿੱਲ ਆਨਲਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਅਦਾਇਗੀ ਲਈ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਤੋਂ ਵੱਧ ਦਾ ਸਮਾਂ ਲੱਗ ਸਕਦਾ ਹੈ[cite: 5]।
- ਅਦਾਇਗੀ ਹੋਣ ਮਗਰੋਂ ਅਸਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਕੂਲ ਨੂੰ ਵਾਪਸ ਦਿੱਤੇ ਜਾਣਗੇ, ਕਿਉਂਕਿ ਰਿਕਾਰਡ ਸਕੂਲ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਮੇਨਟੇਨ ਰੱਖਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ[cite: 5]।
- ਹਰੇਕ ਗ੍ਰਾਂਟ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ, ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਗ੍ਰਾਂਟ ਵੱਖਰੀਆਂ ਮਦਾਂ ਅਤੇ ਬਜਟ ਵਿੱਚੋਂ ਜਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ[cite: 5]।
2. ਖ਼ਰੀਦ ਕਮੇਟੀ ਅਤੇ ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਨਿਯਮ (GFR Rules)
- ਗ੍ਰਾਂਟ ਆਉਣ 'ਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਤਾ ਪਾਇਆ ਜਾਵੇ ਅਤੇ 2 ਜਾਂ ਵੱਧ ਮੈਂਬਰਾਂ ਵਾਲੀ ਖ਼ਰੀਦ ਕਮੇਟੀ ਗਠਿਤ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ (ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਕੂਲ ਸਟਾਫ਼ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਕਮੇਟੀ ਵਿੱਚੋਂ ਮੈਂਬਰ ਹੋਣਗੇ)[cite: 5]। ਇਹ ਕਮੇਟੀ 2 ਸਾਲ ਲਈ ਗ੍ਰਾਂਟਾਂ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ ਦਾ ਕੰਮ ਸੰਭਾਲੇਗੀ[cite: 5]।
- ₹5,000 ਤੋਂ ₹25,000 ਤੱਕ ਦੇ ਬਿੱਲ: ਇਸ ਲਈ GFR 154 ਫ਼ਾਰਮ (Certificate for Purchase of Goods Without Quotation) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਹੋਵੇਗੀ, ਜਿਸ ਉੱਤੇ ਖ਼ਰੀਦ ਕਮੇਟੀ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਸਕੱਤਰ/ਚੇਅਰਪਰਸਨ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਣਗੇ[cite: 4, 5]।
- ₹25,000 ਤੋਂ ਵੱਧ ਦੇ ਬਿੱਲ: ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 3 ਕੋਟੇਸ਼ਨਾਂ ਲੈਣੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ[cite: 4, 5]। ਇਸ ਉਪਰੰਤ ਤੁਲਨਾਤਮਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ (Comparison Statement) ਤਿਆਰ ਕਰਕੇ ਬਿੱਲਾਂ ਅਤੇ ਕੋਟੇਸ਼ਨਾਂ 'ਤੇ ਖ਼ਰੀਦ ਕਮੇਟੀ ਮੋਹਰ ਸਮੇਤ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੇਗੀ[cite: 4, 5]।
3. GST ਬਿੱਲ, ਬੈਂਕ ਖਾਤਾ ਅਤੇ ਮਸਟਰ ਰੋਲ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ
- ਸਾਰੀ ਖ਼ਰੀਦ GST ਵਾਲੀ ਫ਼ਰਮ ਜਾਂ ਵਿਕਰੇਤਾ ਤੋਂ ਹੀ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ[cite: 4]। ਬਿੱਲ 'ਤੇ ਫ਼ਰਮ ਦਾ ਨਾਮ, ਪੂਰਾ ਪਤਾ, ਸੰਪਰਕ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਬੈਂਕ ਖਾਤਾ ਨੰਬਰ ਸਮੇਤ IFSC ਕੋਡ ਲਿਖਿਆ ਹੋਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ[cite: 4]।
- ਖਾਤਾ ਨੰਬਰ ਉਸੇ ਵਿਅਕਤੀ/ਫ਼ਰਮ ਦੇ ਨਾਮ ਦਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਦਾ ਨਾਮ ਬਿੱਲ ਉੱਤੇ ਦਰਜ ਹੈ; ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਜਾਂ ਰਿਸ਼ਤੇਦਾਰ ਦਾ ਖਾਤਾ ਨਹੀਂ ਲਗਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ[cite: 4]।
- ਮਸਟਰ ਰੋਲ (Muster Roll): ਮਜ਼ਦੂਰੀ ਲਈ ਮਸਟਰ ਰੋਲ ਤਿਆਰ ਕਰਕੇ ਬੈਂਕ ਪਾਸਬੁੱਕ ਦੀ ਕਾਪੀ ਲਗਾਈ ਜਾਵੇ[cite: 4]। ਜੇਕਰ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਕਾਰੀਗਰ ਨੂੰ ਸਾਰੇ ਮਜ਼ਦੂਰਾਂ ਵੱਲੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਵੀ ਸਾਰੇ ਕਾਰੀਗਰਾਂ/ਮਜ਼ਦੂਰਾਂ ਦਾ ਡਾਟਾ, ਅੰਗੂਠਾ/ਦਸਤਖ਼ਤ ਅਤੇ ਲਿਖਤੀ ਸਹਿਮਤੀ ਨੱਥੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ[cite: 4]। ਮਸਟਰ ਰੋਲ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤੇ ਦਾ ਹੀ ਤਿਆਰ ਹੋਵੇਗਾ[cite: 4]।
- ਠੇਕੇ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਵਾਉਣ ਦੀ ਸੂਰਤ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਦੇ ਸਮੇਂ, ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਮਿਣਤੀ (ਸਾਈਜ਼) ਆਦਿ ਦਾ ਪੂਰਾ ਵੇਰਵਾ ਰਸੀਦ ਉੱਪਰ ਲਿਖਿਆ ਜਾਵੇ[cite: 4]।
4. ਸਟਾਕ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਐਂਟਰੀ
ਸਮਾਨ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ ਉਪਰੰਤ ਬਿੱਲ ਉੱਤੇ ਇਹ ਮੋਹਰ ਲੱਗਣੀ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ[cite: 4]:
"Items in bill are listed and allocated on the stock register's page no: ....."[cite: 4]
- ਫਿਕਸਡ ਐਸਟ (Fixed Assets): ਅਲਮਾਰੀ, ਕੁਰਸੀਆਂ ਜਾਂ ਲੰਮਾ ਸਮਾਂ ਚੱਲਣ ਵਾਲੇ ਸਮਾਨ ਦੀ ਐਂਟਰੀ ਫਿਕਸਡ ਐਸਟ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇਗੀ[cite: 4]।
- ਚਾਲੂ ਸਟਾਕ (Current Stock): ਸਟੇਸ਼ਨਰੀ ਆਦਿ ਵਰਤੋਂਯੋਗ ਸਮਾਨ ਚਾਲੂ ਸਟਾਕ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਦਰਜ ਹੋਵੇਗਾ[cite: 4]।
- ਮਟੀਰੀਅਲ ਐਟ ਸਾਈਟ: ਸਿਵਲ ਵਰਕਸ ਦੇ ਸੀਮਿੰਟ, ਰੇਤਾ, ਬਜਰੀ ਆਦਿ ਦੀ ਐਂਟਰੀ ਮਟੀਰੀਅਲ ਐਟ ਸਾਈਟ ਰਜਿਸਟਰ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ[cite: 4]।
ਆਡਿਟ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਚੈੱਕਲਿਸਟ[cite: 4]:
1. ਅਸਲ GST ਬਿੱਲ (ਸਕੂਲ ਦੇ ਨਾਮ 'ਤੇ)[cite: 4]
2. GFR 154 ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ (₹5,000 ਤੋਂ ₹25,000 ਤੱਕ ਦੇ ਬਿੱਲ ਲਈ)[cite: 4]
3. ਤੁਲਨਾਤਮਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਸਮੇਤ 3 ਕੋਟੇਸ਼ਨਾਂ (₹25,000 ਤੋਂ ਵੱਧ ਰਕਮ ਲਈ)[cite: 4, 5]
4. ਮਸਟਰ ਰੋਲ (ਜੇਕਰ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ)[cite: 4]
5. ਬਿੱਲ ਉੱਤੇ ਸਟਾਕ ਰਜਿਸਟਰ ਪੇਜ ਨੰਬਰ ਵਾਲੀ ਮੋਹਰ[cite: 4]
6. ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਉੱਤੇ ਸਕੂਲ ਚੇਅਰਪਰਸਨ/ਸਕੱਤਰ ਦੇ ਮੋਹਰ ਸਮੇਤ ਦਸਤਖ਼ਤ[cite: 4]
ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਮੂਹ ਸਕੂਲ ਮੁਖੀਆਂ ਅਤੇ ਅਧਿਆਪਕਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝੀ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਖ਼ਰਚੇ ਦੌਰਾਨ ਕੋਈ ਵਿੱਤੀ ਅਣਗਹਿਲੀ ਨਾ ਹੋਵੇ[cite: 4]。
