ਸਮੱਗਰਾ ਸਿੱਖਿਆ ਅਭਿਆਨ: SNA SPARSH ਅਤੇ IFMS ਰਾਹੀਂ ਬਿੱਲ ਪਾਸ ਕਰਵਾਉਣ ਸਬੰਧੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਦਾਇਤਾਂ
ਸਮੱਗਰਾ ਸਿੱਖਿਆ ਅਭਿਆਨ ਅਧੀਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈਆਂ ਗ੍ਰਾਂਟਾਂ ਦੀ ਅਦਾਇਗੀ ਹੁਣ SNA SPARSH ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਰਾਹੀਂ ਲਾਗੂ ਹੋ ਚੁੱਕੀ ਹੈ। ਸਮੂਹ ਸਕੂਲ ਮੁਖੀਆਂ ਅਤੇ ਬਲਾਕ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰਾਂ ਲਈ IFMS ਪੋਰਟਲ ਰਾਹੀਂ ਬਿੱਲ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਵੈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਅਦਾਇਗੀ ਕਰਵਾਉਣ ਦਾ ਨਵਾਂ ਪ੍ਰੋਸੀਜ਼ਰ ਅਤੇ ਅਹਿਮ ਨਿਯਮ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ:
ਮੁੱਖ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ (Roles):
ਮੁੱਖ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ (Roles):ਬਿੱਲ ਅਪਰੂਵਰ (DDO): ਜ਼ਿਲ੍ਹਾ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰ (ਐ.ਸਿ)।
ਬਿੱਲ ਮੇਕਰ (SNA IA): ਸਮੂਹ ਬਲਾਕ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰ, ਹਾਈ/ਸੀਨੀਅਰ ਸੈਕੰਡਰੀ/ਮਿਡਲ ਸਕੂਲ ਮੁਖੀ, ਮੈਰੀਟੋਰੀਅਸ ਸਕੂਲ ਮੁਖੀ, ਹੋਸਟਲ ਇੰਚਾਰਜ ਅਤੇ ਡਾਇਟ ਪ੍ਰਿੰਸੀਪਲ।
ਬਿੱਲ ਮੇਕਰ ਵੱਲੋਂ IFMS ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਬਿੱਲ ਜਨਰੇਟ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ, ਜੋ DEO (EE) ਦੀ ਆਈ.ਡੀ. ਤੋਂ ਵੈਰੀਫਾਈ ਹੋ ਕੇ ਖ਼ਜ਼ਾਨਾ ਦਫ਼ਤਰ (Online Mode) ਜਾਵੇਗਾ ਅਤੇ ਵੈਂਡਰ ਦੇ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਸਿੱਧੀ ਅਦਾਇਗੀ ਹੋਵੇਗੀ।
ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਯੋਗ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨੁਕਤੇ:
ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਯੋਗ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨੁਕਤੇ:ਵੈਂਡਰ (Payee) ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ:
ਸਕੂਲ ਵੱਲੋਂ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਵੈਂਡਰ ਪਹਿਲਾਂ ਜ਼ਿਲ੍ਹਾ ਸਿੱਖਿਆ ਅਫ਼ਸਰ (ਐ.ਸਿ) ਦੀ ਆਈ.ਡੀ. ਤੋਂ ਵੈਰੀਫਾਈ ਹੋਵੇਗਾ, ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੀ ਬਿੱਲ ਬਣਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਰਜਿਸਟਰਡ ਫ਼ਰਮ ਤੇ GST ਦੀ ਪੜਤਾਲ:
ਸਾਰੇ ਸਮਾਨ ਦੇ ਬਿੱਲ ਕੇਵਲ ਰਜਿਸਟਰਡ ਫ਼ਰਮ ਤੋਂ ਲਏ ਜਾਣ ਅਤੇ ਫ਼ਰਮ ਦਾ GST ਨੰਬਰ ਪਹਿਲਾਂ ਆਨਲਾਈਨ ਜ਼ਰੂਰ ਵੈਰੀਫਾਈ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। ਬਿੱਲ ਸਿਰਫ਼ "School Management Committee (SMC)" ਦੇ ਨਾਮ 'ਤੇ ਹੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ ਅਤੇ ਕੰਪੈਰੇਟਿਵ ਸਟੇਟਮੈਂਟ (₹25,000 ਤੋਂ ਵੱਧ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ):
₹25,000 ਤੋਂ ਵੱਧ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ ਲਈ ਮਾਰਕੀਟ ਵਿੱਚੋਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 3 ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ ਲੈ ਕੇ ਡਾਇਰੀ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਣ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾਤਮਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ (Comparative Statement) ਬਣਾਈ ਜਾਵੇ।
ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ ਰੇਟ ਵਾਲੀ ਕੁਟੇਸ਼ਨ 'ਤੇ "Passed for Purchase / Recommended for Purchase" ਅਤੇ ਬਾਕੀ ਦੋਵਾਂ 'ਤੇ "Rejected" ਲਿਖਿਆ ਜਾਵੇ।
ਖ਼ਰੀਦ ਸਬੰਧੀ ਰੂਲ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ:
₹25,000 ਤੱਕ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ: "Certificate under Rule-145" ਲੱਗੇਗਾ।
₹25,001 ਤੋਂ ₹2,50,000 ਤੱਕ ਦੀ ਖ਼ਰੀਦ: "Certificate under Rule-146" (ਪਰਚੇਜ਼ ਕਮੇਟੀ ਰਾਹੀਂ) ਲਗਾਉਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਵੇਗਾ।
ਈ-ਵੇਅ ਬਿੱਲ (E-Way Bill):
ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਫ਼ਰਮ ਤੋਂ ₹50,000 ਜਾਂ ਇਸ ਤੋਂ ਵੱਧ (GST ਸਮੇਤ) ਦੀ ਰਾਸ਼ੀ ਦਾ ਸਮਾਨ ਸਪਲਾਈ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਫ਼ਰਮ ਤੋਂ E-Way Bill ਲੈਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
ਸਿੱਧੀ ਫ਼ਰਮ ਨੂੰ ਅਦਾਇਗੀ:
ਜਿਸ ਫ਼ਰਮ ਦਾ ਬਿੱਲ ਹੋਵੇਗਾ, ਅਦਾਇਗੀ ਵੀ ਉਸੇ ਫ਼ਰਮ ਦੇ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਹੋਵੇਗੀ। ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਨਾਮ 'ਤੇ ਵੈਂਡਰ ਬਣਾ ਕੇ ਫ਼ਰਮ ਦਾ ਬਿੱਲ ਪਾਸ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
IFMS ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਬਿੱਲ ਅਪਲੋਡ ਕਰਨ ਸਮੇਂ ਹਦਾਇਤਾਂ:
IFMS ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਬਿੱਲ ਅਪਲੋਡ ਕਰਨ ਸਮੇਂ ਹਦਾਇਤਾਂ:ਸਹੀ ਬਜਟ ਹੈੱਡ (Budget Head) ਦੀ ਚੋਣ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।
ਸਕੂਲ ਮੁਖੀ ਬਿੱਲ ਉੱਤੇ ਮੋਹਰ ਸਮੇਤ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰਕੇ "Passed For Payment Rs. _____ (In words)" ਦਰਜ ਕਰਨਗੇ।
ਬਿੱਲ ਅਤੇ ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ ਦੀ PDF ਫ਼ਾਈਲ ਬਿਲਕੁਲ ਸਾਫ਼ ਸਕੈਨ ਹੋਵੇ। ਧਿਆਨ ਰਹੇ: PDF ਫ਼ਾਈਲ ਦੇ ਨਾਮ (File Name) ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਸਪੇਸ (Space) ਨਾ ਹੋਵੇ।
PDF ਫ਼ਾਈਲ ਦਾ ਕ੍ਰਮ (Sequence):
ਦਫ਼ਤਰੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ (Office Sanction)
ਮੁੱਖ ਦਫ਼ਤਰ ਤੋਂ ਬਜਟ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਪੱਤਰ
DDO ਪਾਵਰ ਸਬੰਧੀ ਏ.ਜੀ. ਦਾ ਪੱਤਰ (ਤਸਦੀਕਸ਼ੁਦਾ)
ਪਾਸ ਕੀਤਾ ਬਿੱਲ, ਕੰਪੈਰੇਟਿਵ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅਤੇ ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ
ਸਮੂਹ ਸਕੂਲ ਮੁਖੀ IFMS ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਆਪਣੀ ਪ੍ਰੋਫ਼ਾਈਲ ਆਈ.ਡੀ. ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡਿਜੀਟਲ ਦਸਤਖ਼ਤ (DSC - Signing & Encryption) ਤਿਆਰ ਰੱਖਣ।
